Implementasi automasi perpustakaan: Studi kasus di Fakultas
Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Imam Bonjol
Sefri Doni
Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab & Humaniora Universitas Negeri Islam Imam Bonjol
email: [email protected]
Abstract
Pendahuluan
Pendidikan tinggi merupakan elemen penting bagi pengembang potensi Mahasiswa
agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan
berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, terampil, kompeten, dan
berbudaya untuk kepentingan bangsa. Pendidikan pada tingkat ini akan sangat menentukan
bagaimana dimasa depan bangsa Indonesia mampu bersaing dengan bangsa lainnya serta
terpenuhinya kebutuhan nasional dalam penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Untuk mewujudkan hal tersebut s alah satu elemen penting dalam strategi pendidikan di
perguruan tinggi adalah tersedianya perpustakaan sebagai sumber informasi bagi civitas
akademika.
Perpustakaan adalah institusi pengeola karya tulis, karya cetak, dan/atau karya
rekam professional dengan system yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan,
penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka. Oleh karena itu
Perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian informasi dan
rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa. Perpustakaan juga
bertujuan memberikan layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca,
serta memperluas wawasan dan pengetahuan untuk kecerdasan kehidupan bangsa.
Perpustakaan dibentuk sebagai wujud pelayanan kepada pemustaka dan
masyarakat. Berdasarkan pasal 15 UU No. 43 Tahun 2007 Pembentukan Perpustakaan
Adab Faculty Library and Humanities are the only of 6 faculties and postgraduate libraries in
Imam Bonjol Padang UIN that succeed in developing library services based on information
and communication technology. The results showed that this success was achieved thanks to
the solid collaboration of various parties, including leaders, educators, students and
librarians. In addition to solid cooperation the next thing that affects the success of the
implementation of library automation in the faculty of adab and humanities is the spirit of
learning and the power of a high librarian.
Keywords: Library Automation, Faculty of Adab and Humanities, UIN Imam Bonjol Padang 95 Shaut al-Maktabah: Jurnal Perpustakaan, Arsip & Dokumentasi Vol.10 No.1, Januari-Juni 2018

sebagaimana dimaksud dilakukan oleh Pemerintah, Pemberntukan perpustakaan paling
sedikit memebuhi syarat:
a.Memiliki koleksi perpustakaan;
b.Memiliki tenaga perpustakaan;
c.Memiliki sumber pendanaan dan;
d.Memberitahukan keberadaannya ke Perpustakaan Nasional.
Salah satu jenis perpustakaan menurut UU No. 43 Tahun 2007 adalah perpustakaan
perguruan tinggi. Telah disebutkan didalam pasal 23 UU No. 43 Tahun 2007 tersebut
bahwa setiap perguruan tinggi menyelenggarakan perpustakaan yang memenuhi standar
nasional perpustakaan dengan memperhatikan standar nasional pendidikan. Perpustakaan
harus memiliki koleksi, baik jumlah judul maupun jumlah eksemplarnya, yang mencukupi
untuk mendukung pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi serta
mengalokasikan dana untuk pengembangan perpustakaan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan guna memenuhi standar nasional pendidikan dan standar nasional
perpustakaan(2007).
Meskipun perpustakaan pada tingkat perguruan tinggi memiliki peran yang cukup
penting karena berkaitan langsung dengan pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat akan tetapi masih banyak perpustakaan yang belum
dikelola dengan baik, khususnya pada tingkat fakultas. Banyak perpustakaan pada tingkat
fakultas yang tidak di kelola dengan baik dan terbarukan meskipun telah diamatkan oleh
UU untuk mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan
komunikasi dengan tujuan pelayan yang beroriantasi kepada kepuasan pemustaka.
Layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi lebih populer dengan
istilah automasi perpustakaan. D i UIN Imam Bonjol sendiri terdapat 6 fakultas dan 1
program pascasarjana dimana pada masing-masingnya terdapat satu perpustakaan yang
melayani kebutuhan informasi civitas akademika. Dari ketujuh perpustakaan tersebut
hanya Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora yang bisa dikatakan berhasil dan terus
konsisten untuk mengembangkan automasi perpustakaan. 6 Perpustakaan lainnya
sebenarnya masih terus berusaha agar bisa mengembangkan layanan perpustakaan berbasis
teknologi informasi dan komunikasi akan tetapi sejauh ini belum ada perubahan yang
berarti dibandingkan dengan Perpustakaan Fakultas Adan dan Humaniora.
Berhasilnya Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora dalam mengembangkan
layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi atau yang biasa disebut 96 Shaut al-Maktabah: Jurnal Perpustakaan, Arsip & Dokumentasi Vol.10 No.1, Januari-Juni 2018 Sefri Doni

dengan automasi perpustakaan dibanding Perpustakaan lainnya dilingkungan UIN Imam
Bonjol
Padang tentunya menjadi sebuah hal yang sangat menarik, sebab Perpustakaan
Fakultas Adab dan Humaniora bukanlah satu-satunya Perpustakaan yang mendapatkan
dukungan
kebijakan dan pendanaan yang besar bahkan ada perpustakaan lain yang
memiliki
dukungan yang jauh lebih besar. Berdasarkan fenomena tersebut penulis tertarik
untuk
meneliti keberhasilan Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora dalam
Humaniora dalam mengembangkan automasi perpustakaan sehingga nantinya hasil
penelitian ini diharapkan mampu membe rikan
gambaran kepada para pengelola
perpustakaan lainnya khususnya di lingkungan UIN imam Bonjol sendiri.
Tinjauan Pustaka
Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan
tinggi, badan
bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguuruan tinggi
dengan
tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuan utamanya. Seperti
perpustakaan kebanyakan Perpustakaan pergurun tinggi juga mencakup suatu ruangan,
bagian dari gedung/bangunan, atau gedung tersendiri yang berisi buku-buku koleksi yang
disusun
dan diatur sedemikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan
apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca(S, 2003).
Kemajuan teknologi informasi
memberikan dampak y ang cukup luas terhadap
semua lini
kehidupan, termasuk perpustakaan perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan
tinggi sebagai pusat dokumentasi dan informasi serta sumber literatur pendukung
Tridharma Perguruan
Tinggi dalam pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat. Perpustakaan adalah bagian pertama di perguruan tinggi yang merasakan
dampak dari ledakan informasi, karena untuk menyimpan, mengelola
dan men
yebarluaskan informasi tersebut menjadi tanggungjawab perpustakaan.
Kehadiran Teknologi Informasi telah merubah media penyampaian informasi di
perpustakaan dari berbasiskan kertas dan cetak menjadi multi media, di samping itu
sistem pelayananpun berubah dari manual ke otomasi.
Perubahan pada organisasi perpustakaan perguruan tinggi merupakan sebuah
ekspektasi dalam era globalisasi ini dan hendaklah dapat
dimanifestasikan dalam bentuk
aplikasi
Teknologi Informasi. Perubahan organisasi bisa berupa perubahan teknologi,
struktur,
individu dan fisik yang membutuhkan pengetahuan, keterampilan serta budaya
baru(Kahar, 2008). 97 Implementasi automasi... Sefri Doni

Automasi Perpustakaan
Automasi perpustakaan adalah implementasi teknologi informasi pada pekerjaan-
pekerjaan administratif di perpustakaan diantaranya pengadaaan, pengolahan, sirkulasi
(peminjaman dan pengembalian), inventarisasi, dan penyiangan koleksi, katalog terpasang,
manajemen keanggotaan, pemesanan koleksi yang sedang dipinjam dan lain-lain.
Implemen tasi tersebut bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional
dan layanan perpustakaan terhadap pemustaka(Singh, Bhue, & Nikhandia, 2017). Selain
mampu mengefisinsikan dan mengefektivitaskan kegiatan di Perpustakaan automasi
perpustakaan juga membantu mengurangi beban kerja pustakawan dan anggota staf
lainnya di bidang akuisisi, katalogisasi dan sirkulasi, yang pada gilirannya memungkinkan
mereka untuk melayani pemustaka dengan lebih baik(Muhammad & Mardiana, 2016).
Automasi perpustakan terdiri atas empat tingkat dimulai dari sistem katalogisasi
perpustakaan, operasi dan jaringan rumah tangga, pengembangan perpustakaan / produk
CD ROM dan sistem e- mail dan Internet(Mohanta, 2017). Meskipun automasi
perpustakaan sangat membantu bagi pengelola perpustakaan namun untuk mewujudkan
automasi perpustakaan yang berhasil terdapat banyak masalah dan tantangan diantaranya
memerlukan perencanaan yang tepat, anggaran yang baik, kurangnya kesadaran akan
format standar, tenaga kerja terampil atau terlatih, dll(Mishra & Thakur, t.t.).
Metode
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus.
Penelitian kualitatif merupakan pendekatan untuk menggali dan memahami makna yang
berasal dari masalah kemanusiaan atau sosial (Creswell & Creswell, 2017). Studi kasus
merupakan suatu tipe kajian penelitian etnografi yang memfokuskan pada suatu objek
tunggal, seperti sebuah program, individu, sutu kelompo, suatu institusi atau lembaga,
suatu organisasi(Setyosari, 2013). Studi kasus memungkinkan peneliti untuk
mempertahankan karakteristik holistik dan bermakna dari peristiwa-peristiwa kehidupan
nyata seperti siklus kehidupan seseorang, proses-proses organisasional dan manajerial,
perubahan lingkungan sosial, hubungan-hubungan, dan sebagainya (Yin, 2013).

Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Imam
Bonjol Padang yang berlokasi di Jl. Prof. Mahmud Yunus, Lubuk Lintah, Anduring,
Kecamatan Kuranji, Kota Padang, Sumatera Barat. 98 Shaut al-Maktabah: Jurnal Perpustakaan, Arsip & Dokumentasi Vol.10 No.1, Januari-Juni 2018 Sefri Doni

Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan langkah yang sangat penting dalam penelitian,
karena itu seorang peneliti harus terampil dalam mengumpulkan data agar
mendapatkan data yang valid. Pengumpulan data adalah prosedur yang sistematis
dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan. Untuk penelitian ini peneliti
memakai teknik pengumpulan data berupa: 1.Observasi berpartisipasi Observasi
berpartisipasi adalah peneliti terlibat dalam kegiatan sehari- hari orang yang sedang
diamati atau yang digunakan sebagai informasi penelitian. 2.Wawancara tidak
terstruktur Wawancara yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara tidak
terstruktur yaitu wawancara bebas dimana peneliti tetap menggunakan pedoman
wawancara untuk pengumpulan datanya. Dalam hal ini peneliti akan melakukan
wawancara dengan pengelola Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora 3.Dokumen
Selain melalui wawancara tidak terstuktur dan observasi berpartisipasi, informasi
juga bisa diperoleh lewat fakta yang tersimpan dalam bentuk surat, catatan harian,
arsip foto, hasil rapat, cenderamata, jurnal kegiatan dan sebagainya. Data berupa
dokumen seperti ini bisa dipakai untuk menggali informasi yang terjadi di masa
silam.
Teknik Analisis Data
Analisis data dilakukan dengan 1) mengolah dan mempersiapkan data untuk
dianalisis terdiri dari transkrip wawancara, selanjutnya memilah dan menyusun data
tersebut ke dalam jenis yang berbeda tergantung pada sumber informasi; 2) membaca
keseluruhan data; 3) melakukan pengkodean (coding). Pengkodean merupakan proses
mengolah materi atau informasi menjadi segmen tulisan sebelum memaknai. Tahapan
pengkodean yaitu mengambil data tulisan atau gambar yang dikumpulkan, mensegmentasi
kalimat atau gambar tersebut ke dalam kategori; 4) menginterpretasi kategori atau
memaknai data. Dalam penelitian ini interpretasi dilakukan untuk memaknai apa yang
melatar belakangi, persiapan yang dilakukan, hambatan serta kunci sukses diterapkannya
automasi perpustakaan di perpustakaan fakultas adab dan humaniora dikaitkan dengan
teori yang ada.
Hasil dan Pembahasan
Gambaran Umum Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora adalah Perpustakaan dikhususkan
untuk memberikan pelayan kepada civitas akademika khususnya dilingkungan fakultas 99 Implementasi automasi... Sefri Doni

adab dan humaniora. Terletak di jalan Mahmud Yunus lubuk lintah dan memiliki ruangan
seluas 120 M persegi. Saat ini perpustakaan fakultas adab memiliki 5697 judul dan 8998
eksemplar yang terdiri dari berbagai cabang ilmu khususnya humaniora. Adapun jumlah
anggota perpustakaan adab dan humaniora sebanyak 1218 orang yang terdiri dari 2 tenaga
kependidikan dan 1216 mahasiswa. Pengelola perpustakaan fakultas adab dan humaniora
terdiri dari dua orang yang telah memiliki jabatan fungsiona l pustakawan.

Latar Belakang Diterapkannya Automasi Perpustakaan
Latar belakang diterapkannya automasi perpustakaan di Perpustakaan Fakultas
Adab dan Humaniora adalah dikarenakan pada tahun 2015 akan diadakan visitasi untuk
reakreditas program studi diploma tiga perpustakaan arsip dan dokumentasi. Berdasarkan
hasil rapat pimpinan beserta dosen dan pustakawan disepakati bahwa pada saat itu
perpustakaan fakultas adab akan diautomasikan. Hasil rapat tersebut kemudian ditindak
lanjuti oleh pusta kawan dan dosen dari prodi perpustakaan arsip dan dokumentasi serta
melibatkan mahasiswa magang untuk membantu proses percepatan implementasi automasi
perpustakaan di Fakultas Adab dan Humaniora.
Persiapan Yang Dilakukan
Adapaun persiapan yang dilakuka n untuk automasi perpustakaan di perpustakaan
fakultas adab dan humaniora adalah perangkat keras dan perangkat lunak. Perangkat keras
yang disiapkan yaitu dua unit personal komputer. Personal komputer yang dipergunakan
adalah pinjaman dari labor komputer fakultas adab dan humaniora. Perangkat keras lain
yang disiapkan selain personal komputer adalah pemindai barcode. Dikaren akan pada
waktu itu tidak tersedianya pemindai barcode di fakultas adab dan humaniora maka
dilakukan pembelian. Selain itu peralatan tambahan yaitu printer.
Setelah perangkat keras dirasa lengkap maka persiapan yang dilakukan oleh
pustakawan dan dosen perpustakaan arsip dan dokumentasi adalah menyiapkan perangkat
lunak. Perangkat lunak terdiri atas dua bagian yaitu perangkat lunak sistem operasi dan
perangkat lunak aplikasi. Perangkat lunak sistem operasi yang dipergunakan adalah
windows 7, hal tersebut mengingat kebiasaan pengelola perpustakaan dengan sistem
operasi tersebut. Selanjutnya untuk perangkat lunak aplikasi yang dipergunakan adalah
XAMPP yang terdiri dari peket web server apache dan database server mysql. Bagian yang
paling penting dari perangkat lunak aplikasi adalah perangkat lunak untuk automasi itu
sendiri. Dari banyak aplikasi automasi perpustakaan yang tersedia pustakawan dan dosen 100 Shaut al-Maktabah: Jurnal Perpustakaan, Arsip & Dokumentasi Vol.10 No.1, Januari-Juni 2018 Sefri Doni

dari program studi perpustakaan arsip dan dokumentasi memilih untuk menggunakan
senayan library managemet system atau yang lebih populer dengan SliMS. Dipilihnya
SliMS sebagai perangkat lunak untuk kebutuhan automasi perpustakaan fakultas adab dab
humaniora bukan tanpa alasan, SliMS dipilah karena kehandalannya yang telah teruji
dibanyak perpsutakaan. Versi SliMS yang pertama digunakan di perpustakaan fakultas
adab dan humaniora adalah SliMS 5.
Hambatan Pelakasaan
Hambatan dalam pelaksanaan automasi di perpustakaan adab dan humaniora
adalah lemahnya dukungan pimpinan dari sisi pembiayaan namun kuat dari sisi kebijakan.
Hambatan berikutnya adalah teknologi yang ditawarkan waktu itu termasuk baru sehingga
para pengelola perpustakaan fakultas adab dan humaniora membutuhkan waktu untuk
mempelajarinya. Ditambah lagi kecepatan dari masing-masing pustakawan berbeda-beda.
Pada awal dilakukannya implementasi perpustakaan di fakultas adab dan
humaniora proses entri koleksi dibantu oleh mahasiswa magang dari prodi diploma tiga
perpustakaan arsip dan dokumentasi dengan luaran seluruh koleksi yang tersedia sudah
telah masuk kedalam basis data.
Meskipun sudah diterapkan dari tahun 2015 dan seluruh data koleksi sudah masuk
kedalam basis data akan tetapi automasi di perpustakaan fakulas adab dan humaniora baru
efektif berjalan pada bulan November 2016. Hal tersebut dikarenakan melemahnya
dukungan pihak terkait pasca akreditas program studi diploma tiga perpustakaan arsip dan
dokumentas. Dan pada pertengan 2016 pustakawan fakultas adab dan humaniora kembali
bersemangat untuk menjalankan automasi perpustakaan dikarenakan ada tuntutan
pekerjaan yang mengharuskan pustakawan untuk menggunakan automasi perpustakaan.
Kunci Keberhasilan
Kunci utama keberhasilan implementasi perpustakaan di perpustakaan adab adan
humaniora adalah sinergi antara pihak yang berkepentingan, mulai dari pengambil
keputusan, tenaga pendidik, mahasiswa dan pustakawan. Kunci berikutnya adalah
semangat pustakawan untuk berdaya yang sangat kuat. Bentuk keberdayaan tersebut
adalah dengan rajinnya pustakwan bertanya jika ada hal-hal yang kurang dipahaminya dan
membeli peralatan yang diperlukan untuk kelancaran automasi perpustakaan. Bahkan
dalam beberapa kesempatan pustakawan fakultas adab dan humaniora menggunakan
peralatan pribadinya untuk kelancaran kegiatan automasi. Penggunaan peralatan pribadi 101 Implementasi automasi... Sefri Doni

seperti printer tentunya bukan sebuah kesalahan yang besar dikarenakan semangat
pustakawan timbul kembali di tengah- tengah tahun anggaran berjalan sehingga dukungan
dana dari fakultas belum bisa di alokasikan pada saat itu.
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa
keberhasilan perpustakaan fakultas adab dan humaniora dalam implementasi automasi
perpustakaan dipengaruhi oleh beberapa hal sebagai berikut: (1) Dukungan pimpinan (2)
sinergi antara pustakawan dan civitas akademika dan (3) semangat ingin berubah dan
berdaya dari para pustakawan. (4) rasa memiliki akan perpustakaan oleh semua pihak
yang memiliki kepentingan. Meskipun ada beberapa hambatan seperti kekurangan alat,
dukungan secara materi namun hambatan tersebut tidak begitu mempengaruhi proses
sehingga bisa dikatakan jika hambatan tersebut merupakan bagian- bagian yang akan
menguatkan proses perjalan automasi perpustakaan adab dan humaniora kedepannya.
Referensi
Creswell, J. W., & Creswell, J. D. (2017). Research Design: Qualitative, Quantitative, and
Mixed Methods Approaches. SAGE Publications.
Kahar, I. A. (2008). Konsep Kepemimpinan dalam Perubahan Organisasi (Organizational
Change) pada Perpustakaan Perguruan Tinggi, 7.
Mishra, A. S., & Thakur, S. K. (t.t.). LIBRARY AUTOMATION: ISSUES,
CHALLENGES AND REMEDIES AUTHOR, 8.
Mohanta, A. (2017). Innovative Challenges & Problems of Library Automation in
Uttarakhand & Delhi States, 8.
Muhammad, M. A., & Mardiana, M. (2016). Library Automation Systems Integration
(Case: ELIB and SLiMS). INSIST , 1(1), 60–64.
https://doi.org/10.23960/ins.v1i1.21
Pemerintah Indonesia. (2007). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007
Tentang Perpustakaan. Sekretariat Negara.
S, S. N. (2003). Perpustakaan dan masyarakat . Yayasan Obor Indonesia.
Setyosari, P. (2013). Metode Penelitian Pendidikan & Pengembangan. Jakarta: Kencana.
Singh, M. K., Bhue, M. S., & Nikhandia, M. P. K. (2017). Library Automation of Prof.
Bhubaneswar Behera Central Library Using e-Granthalaya: A Proposal, 5.
Yin, R. K. (2013). Case Study Research: Design and Methods . SAGE Publications.
102 Shaut al-Maktabah: Jurnal Perpustakaan, Arsip & Dokumentasi Vol.10 No.1, Januari-Juni 2018 Sefri Doni