E-ISSN 2809-1264
P-ISSN 2809-4506
https://ejournal.staida-krempyang.ac.id/index.php/CERMIN
Email: [email protected]
Vol. 1 No. 1 Nopember 2021
26
Mohamad Mustafid Hamdi, Otomasi Perpustakaan
OTOMASI PERPUSTAKAAN
DALAM LEMBAGA PENDIDIKAN ISLAM
Oleh:
Mohamad Mustafid Hamdi
dan Naning Nur Farichah
STAI Darussalam Nganjuk
Abstract: Library automation is an inevitability
for an Islamic educational institution, this is
because the library is the heart of an
education. This program is very necessary
and needs to get the support of all parties,
especially supported by adequate human
resources from existing librarians. After all,
they are the most responsible for the library.
Key Word: Automation, Library, Institution,
Education, Islam
Abstrak:Otomasi perpustakaan adalah suatu
keniscayaan bagi sebuah lembaga pendidikan
Islam, hal ini dikarenakan perpustakaan
adalah merupakan jantung dari sebuah
pendidikan. Program ini sangatlah diperlukan
dan perlu mendapatkan dukungan semua
pihak, terutama didukung SDM yang
memadai dari pustakawan yang ada. Karena
bagaimanapun, merekalah yang paling
bertanggungjawab atas perpustakaan
tersebut.
Kata Kunci: Otomasi, Perpustakaan,
Lembaga, Pendidikan, Islam
PENDAHULUAN
Era globalisasi dewasa ini dimaknai
sebagai era informasi yang dapat mengubah
segala kehidupan manusia untuk lebih maju
dan modern. Kondisi ini memiliki arti penting
dalam mengembangkan semua sarana
dibidang teknologi informasi dan
telekomunikasi pada lembaga-lembaga yang
bergerak dibidang informasi perpustakaan
pada hakikatnya diharapkan mampu
memberikan informasi secara lengkap, cepat,
dan tetap sesuai dengan kebutuhan pemakai.
PEMBAHASAN
1. Pengertian
Istilah teknologi informasi kini semakin
banyak digunakan oleh berbagai lapisan
masyarakat termasuk pula kalangan
pustakawan. Istilah tersebut mulai populer
mulai dasawarsa 60-an, berkat kemajuan
teknologi computer dan telekomunikasi.
Computer dan telekomunikasi memegang
peran penting dalan teknologi informasi.
Menurut buku information technology
serving society suntingan Chartraint dan
Mortentz teknologi infomasi diartikan
sebagai usaha mengumpulkan,
penyimpanan, pengolahan.penyebaran,
dan pemanfatan informasi.
Pengertian otomasi perpustakaan
adalah penerapan teknologi informasi
untuk kepentingan perpustakaan, mulai
dari pengadaan hingga jasa informasi
pembaca.
1
Otomasi digunakan untuk
memperlancar dan menunjang kegiatan,
organisasi atau lembaga perlu
memanfaatkan teknologi informasi. Media
ini mutlak diperlukan dalam seluruh
aktifitas organisasi karena akan
menunjang efektifitas dan efisiensi
kegiatan.
2
2. Konsep Otomasi Perpustakaan
Dalam konsep teknologi informasi dan
komunikasi bahwa otomasi perpustakaan
merupakan alat atau media yang
digunakan untuk mengolah data, termasuk
memproses, mendapatkan, menyusun,
dan menyimpan,untuk menghasilkan
informasi yang berkualitas. Yaitu informasi
yang relevan, akurat dan tepat waktu,
yang digunakan untuk keperluan pribadi,
bisnis, dan pemerintahan dan merupakan
informasi yang strategis untuk
pengambilan keputusan.
1
Sulistyo dan Basuki, Periodisasi Perpustakaan
Indonesia (PT Remaja Rosdakarya: Bandung, 1994),95-96.
2
Lasa HS, Manajeman Perpustakaan (Gama Media:
Yogyakarta,2008), 32.
E-ISSN 2809-1264
P-ISSN 2809-4506
https://ejournal.staida-krempyang.ac.id/index.php/CERMIN
Email: [email protected]
Vol. 1 No. 1 Nopember 2021
27
Mohamad Mustafid Hamdi, Otomasi Perpustakaan
Perpustakaan saat ini dituntut mampu
berubah mengikuti perubahan sosial
pemakainya. Perkembangan TI telah
banyak mengubah karakter sosial
pemakainya. Kehadiran teknologi
informasi (computer/internet) tidak bisa
lagi dihindari. Siap atau tidak siap kita
harus menerima kehadirannya.
System otomasi perpustakaan atau
library automation system adalah softwere
yang beroperasi berdasarkan pangkalan
data untuk mengotomasikan kegiatan
perpustakaan. Pada umumnya softwere
yang digunakan untuk otomasi
perpustakaan menggunakan model
relational database. Database atau
pangkalan data merupakan kumpulan
suatu data. Dalam perpustakaan paling
tidak ada dua pangkalan data yaitu data
buku dan data pemustakaan. Disebut
relation database karena dua pangkalan
data tersebut akan saling dikaitkan apabila
terjadi transaksi misalnya pada saat terjadi
proses peminjaman dan pengembalian
buku.
3
3. Alasan Menggunakan Otomasi
Perpustakaan
Kahadiran teknologi informasi dan
komunikasi tidak bisa ditawar-twar. Ada
beberapa haling menjadi sebab kita
melakukan otomasi di perpustakaan,
sebagai berikut:
4
a. Tuntutan terhadap jumlah dan mutu
layanan perpustakaan
Jika dahulu pemakai
perpustakaan sudah puas dengan
layanan baca ditempat dan
peminjaman buku perpustakaan, tapi
sekarang pemakai perpustakaan
menuntut jenis-jenis layanan yang lain
seperti layanan informasi terbaru,
layanan informasi terseleksi, dan
layanan penelusuran secara online.
3
Hartono, Manajemen Perpustakaan Sekolah ( Ar-
Ruzz Media: Yogyakarta, 2016), 222-223.
4
Ibid,…223-225.
Kualitas layanan juga dituntut untuk
lebih baik.
b. Tuntutan terhadap penggunaan
koleksi secara bersama
Seperti yang kita ketahui tidak ada
satu perpustakaan didunia ini yang
bisa memenuhi koleksinya sendiri
maka setiap perpustakaan akan saling
membutuhkan koleksi perpustakaan
lain sebagai upaya memuaskan
pemakainya. Program penggunaan
koleksi secara bersama dapat berjalan
dengan baik apabila setiap
perpustakaan dapat memberikan
informasi apa yang dimiliki oleh
perpustakaannya masing-masing.
c. Kebutuhan untuk mengefektifkan
sumber daya manusia
Untuk mempertahankan mutu
pelayanan perpustakaan yang mana
SDM semakin berkurang kita dapat
mengandalkan teknologi informasi dan
komunikasi. Untuk melayani
peminjaman bahan pustaka yang
tadinya memerlukan lima sampai
enam orang dapat diganti dengan satu
unit computer.
d. Tuntutan terhadap efisiensi waktu
Dahulu pemakai perpustakaan
mungkin sudah puas dengan
pelayanaan yang cukup lama. Tapi
sekarang pemakai mungkin menuntut
layanan yang hampir instan. Saat
pertanyaan diajukan saat itu juga
jawaban diharapkan bisa diterima.
Layanan ini dapat terpenuhi dengan
bantuan computer. Pemakai mengirim
pertanyaan lewat email yang pada
saat itu dapat diterima oleh
perpustakaan. Kemudian petugas
perpustakaan melakukan akses ke
pangkalan data/ informasi yang ada di
computer. Kemudian jawaban yang
diperoleh dikirim kepada si penanya
melalui email dalam waktu yang
singkat.
E-ISSN 2809-1264
P-ISSN 2809-4506
https://ejournal.staida-krempyang.ac.id/index.php/CERMIN
Email: [email protected]
Vol. 1 No. 1 Nopember 2021
28
Mohamad Mustafid Hamdi, Otomasi Perpustakaan
e. Kebutuhan akan ketepatan layanan
infomasi
Selain kecepatan pemakai juga
membutuhkan ketepatan informasi
yang didapatkan dari perpustakaan.
Pertanyaan-pertanyaan tentang
infomasi secara spesifik harus dijawab
secara spesifik pula. Dengan bantuan
teknologi computer pertanyaan-
pertanyaan tersebut bisa dijawab
dengan cepat dan tepat.
f. Keragaman informasi yang dikelola
Informasi yang ada di
perpustakaan bukan hanya terbatas
pada buku dan jurnal ilmiah.
Informasi-informasi lain seperti
audiovisual, multimedia, dan
sebagainya. Oleh karena itu untuk
mengelola informasi yang beragam
maka diperlukan bantuan terlebih
teknologi computer.
4. Manfaat Otomasi Perpustakaan
Sebuah perpustakaan yang memiliki
koleksi buku yang tidak terlalu banyak dan
peminjam yang terbatas barangkali otomai
perpustakaan belum diperlukan. Namun
apabila perpustakaan memiliki koleksi
puluhan ribu judul buku dan jumlah
peminjam yang sudah mencapai ratusan
orang perhari maka otomasi perpustakaan
sangat diperlukan.
5
Otomasi perpustakaan akan
memperingan pekerjaan staf perpustakaan
dan memudahkan pemustaka dalam
memanfaatkan perpustakaan. Singkat kata
otomasi perpustakaan akan menjadikan
pekerjaan dan layanan perpustakaan
dapat dilakukan secara cepat tepat dan
akurat. Berikut manfaat otomasi
perpustakaan:
6
a. Memudahkan dalan pembuatan
catalog
b. Memudakan dalam layanan sirkulasi
5
Hartono, Manajemen Perpustakaan Sekolah,…225.
6
Ibid,…225-227.
c. Memudahkan dalam penelusuran
melalui catalog
5. Unsure-unsur Otomasi Perpustakaan
Dalam sebuah system otomasi
perpustakaan terdapat beberapa unsure
atau syarat yang saling mendukung dan
terkait satu dengan yang lainnya. Unsure-
unsur atau syarat tersebut adalah:
7
a. Pengguna
Pengguna merupakan unsure
utama dalam sebuah system otomasi
perpustakaan. Otomasi perpustakaan
baru bisa dikatakan baik bila
memenuhi kebutuhan pengguna, baik
staf maupun anggota perpustakaan.
b. Perangkat keras
Computer merupakan sebuah
mesin yang dapat menerima dan
mengelola data menjadi informasi
secara tepat dan tepat.
c. Perangkat lunak
Perangkat lunak yang digunakan
untuk otomasi perpustakaan sedikit
beraneka warna. Mula -mula
perpustakaan menggunakan
perangkat lunak seperti Dbase2 yang
digunakan untuk membuat catalog
atau bibliografi. Perpustakaan The
British Council di Jakarta menggunkan
perangkat lunak Tinlib untuk
komputerisasi semua kegiatan
perpustakaan. The British
Internasional School di Jakarta
menggunakan perangkat lunak Oasis
untuk kegiatan otomasi perpustakan
dan lain-lain.
8
d. Jaringan
jaringan komputer telah menjadi
bagian dari otomasi perpustakaan
karena perkembangan yang terjadi
dalam teknologi informasi sendiri serta
adanya kebutuhan pemanfaatan
7
Ibid,…227-230.
8
Sulistyo dan Basuki, Periodisasi Pepustakaan
Sekolah,…101-102.
E-ISSN 2809-1264
P-ISSN 2809-4506
https://ejournal.staida-krempyang.ac.id/index.php/CERMIN
Email: [email protected]
Vol. 1 No. 1 Nopember 2021
29
Mohamad Mustafid Hamdi, Otomasi Perpustakaan
sumberdaya bersama melalui
teknologi. Komponen jaringan seperti
computer sebagai server dan klien.
Network Interface Card (LAN Card
terminal kabel hub), dan lain-lain
e. Data
Data merupakan bahan baku
infomasi dapat didefinisikan sebagai
kelompok teratur symbol-simbol yang
mewakili kuantitas, fakta dan
sebagainya.
9
6. Implementasi Otomasi Perpustakaan
Otomasi perpustakaan sebagai
kegiatan perkomputeran rutinitas dan
operasi system kerumahtanggaan
perpustakaan mencakup beberapa bidang
kegiatan antara lain:
10
a. Kegiatan pengatalongan
Pada 1970 an computer
digunakan untuk mencetak kartu-kartu
catalog menggantikan cara manual
yang menggunakan mesin ketik.
Peralihan katalog manual ke bentuk
online disamping banyak menghemat
waktu pengguna dalam penelusuran,
juga mampu meningkatkan efisiensi
pekerjaan pengatalogan bahan-bahan
pustaka baru.
b. Keadaan pengadaan/ akuisisi
System pengadaan terotomasi
menggantikan pengarsipan kartu-kartu
usulan secara manual seperti dalam
system sirkulasi. Dengan system ini
staf dapat dengan mudah
memanipulasi cantuman untuk
menghasilkan daftar bahan-bahan
yang akan dipesan, termasuk
mempermudah perhitungan biaya dan
pengelompokan berdasarkan penerbit
dan sumber anggaran yang akan
digunakan.
c. Kegiatan layanan perpustakaan
9
Hartano, Manajemen Perpustakaan Sekolah, 229-
230.
10
Ibid,…230-232.
Pengawasan sirkulasi merupakan
aplikasi pertama yang dikomputerisasi
pada kebanyakan perpustakaan,
terutama pada perputakaan besar
yang mana ratusan transaksi dapat
terjadi setiap hari. Sistem sikulasi
terotomasi menggantikan pengarsipan
manual kartu-kartu buku yang
dipinjamkan., penghitungan denda,
pencetakan tagihan keterlambatan
dan pembuatan kartu tanda anggota.
d. Pengawasaan serial
Kurangnya staf yang terlatih
biasanya menjadi kendala yang
menghambat pengembangan otomasi
perpustakaan. Pembangunan otomasi
perpustakaan paling tidak harus
mempunyai staf yang mampu
mengoprasikan computer bahkan
kalau perlu mampunyai tenaga ahli.
7. Kendala Otomasi Perpustakaan
Dari kegiatan pengelolaan
perpustakaan sehari-hari khususnya pada
bagian otomasi perpustakaan, ada banyak
kendala dalam membangun otoasi
perpustakaan. Beberapa kendala sebagai
berikut:
11
a. Kekhawatiran pustakawan
Presepsi kekhawatiran
pustakawan pengelola perpustakaan
terhadap hadirnya otomasi
perpustakaan terhadap pengurangan
tenaga perpustakaan.
b. Kurangnya staf yang terlatih
Pembangunan otomasi
perpustkaan paling tidak harus
mempunyai staf yang mampu
mengoprasikan computer bahkan
kalau perlu mempunyai tenaga ahli.
c. Kurangnya dukungan dari pihak
pimpinan
Tanpa dukungan pimpinan yang
memadai rencana otomasi
11
Hartono, Manajemen Perpustakaan Sekolah,…232-
234.
E-ISSN 2809-1264
P-ISSN 2809-4506
https://ejournal.staida-krempyang.ac.id/index.php/CERMIN
Email: [email protected]
Vol. 1 No. 1 Nopember 2021
30
Mohamad Mustafid Hamdi, Otomasi Perpustakaan
perpustakaan tidak nakan berhasil
dengan baik.
d. Kurangnya sumber daya yang
menguasai masalah computer
sekaligus juga mengetahuimasalah
perpustakaan.
e. Belum adanya pe raturan
pengatalogan yang berstandar
nasional yang diterima oleh setiap
pihak. Otomasi perpustakaan
khususnya otomasi catalog bertujuan
antara lain memudahkan pertukaran
data antar perpustakaan. Pertukaran
ini memerlukan keseragaman
peraturan pengatalogan.
12
8. Peran Pustakawan dalam Otomasi
Perpustakaan
Misi perpustakaan untuk
mengumpulkan, mengorganisasikan, dan
menyediakan akses terhadap sumber
daya informasi berbasis cetak tak lagi
memadai maka harus dilengkapi dengan
sumber daya elektronik yang jumlah dan
kecepatan penyebarannya harus
meningkat. Pustakawan harus menerima.
Pustakawan harus mengambil inisiatif
untuk megoprganisasikan dan mengakses
lebih baik apa yang terdapat atau yang
dapat diperoleh melalui internet.
Pustakawan harus melibatkan diri dalam
mengembangkan bahan-bahan elektronik,
jika perlu bekerja sama dengan pihak lain.
Dalam menyikapi segala perkembangan
yang terjadi baik perpusakaan maupun
pustakawan memang dituntut untuk selalu
responsive dalam mengaktualisasikan diri
guna mewujudkan segala bentuk layanan
yang terbaik bagi pengguna. Hal ini karena
segala upaya yang dilakukan oleh
perpustakaan adalah selalu berorientasi
pada kepuasan pengguna.
12
Sulistyo dan Basuki, Periodisasi Perpustakaan
Indonesia, 105-106.
Beberapa hal yang dapat dilakukan
untuk menyikapi perkembangan yang ada
antara lain:
a. Keterlibatan pustakawan
Melibatkan pustakawan dalam
pembangunan system teknologi
informasi sejak awal
b. Perubahan antara sistem manual ke
system penerapan teknologi informasi
dlakukan secara bertahap
c. Program –program pelatihan yang
berkaitan dengan teknologi informasi
dan pemanfaatannya harus
diperbanyak dan dapat diikuti oleh
sebagian besar pustakawan
13
Penutup
Otomasi perpustakaan sangatlah penting
bagi sebuah lembaga pendidikan Islam untuk
terwujudnya perpustakaan yang representative
dan sesuai dengan perkembangan zaman. Proses
ini membutuhkan peran serta semua pihak, agar
dapat dijalankan dengan maksimal, namun
demikian peran pustakawan sangat sentral dalam
program otomasi perpustakaan ini. Karena
bagaimanapun, merekalah yang setiap hari ada
dan berhubungan dengan pengguna jasa
perpustakaan.
DAFTAR PUSTAKA
Hartono, Manajemen Perpustakaan Sekolah, Ar-
Ruzz Media, Yogyakarta, 2016.
Sulistyo dan Basuki, Periodisasi Perpustakaan
Indonesia, PT Renaja Rosdakarya, 1994.
HS, Lasa, Manajeman Perpustakaan, Yogyakarta,
Gama Media, 2008.
13
Hartono, Manajemen Perpustakaan Sekolah,…235-
237.