Copyright ©2020 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan e-ISSN 2622-7614


99

Analisis Desain Map Rekam Medis

Analysis of Medical Record Folder Design

Heri Hernawan
1

Kori Puspita Ningsih
2


1,2)
Prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Dengan alamat Jl. Brawijaya, Ringroad Barat, Ambarketawang, Gamping, Sleman
E-mail : [email protected]
1
, [email protected]
2


Abstract

The medical record folder is a cover used for medical record forms in it to not scattered.
The RMIK Lab of Jenderal Achmad Yani University Yogyakarta uses a medical record folder
for student lab skills. The medical record map was designed in 2013 and has never been
evaluated. This study aims to see the medical record folder 's function and analyze the medical
record design folder from the physical, anatomical, and content aspects. This research uses
descriptive research with a case study approach. The research location is in the Laboratory of
Medical Records and Health Information (D-3), Faculty of Health, Jenderal Achmad Yani
University, Yogyakarta. The results showed that the medical record folder in the RMIK Lab of
Jenderal Achmad Yani University Yogyakarta was used to store and protect medical record
forms, which are useful materials for students of the Medical Records and Health Information
Study Program (D-3). The results of the analysis of the medical record folder on the physical,
anatomical, and content aspects indicate that it is necessary to redesign the medical record
folder on the anatomical elements, including: (1) adjusting the logo of the General Achmad
Yani University Yogyakarta, (2) the identity of the hospital to become Unjani Yogya Hospital,
(3) eliminating registration numbers and (4) adding a vital note column to attach color stickers
to identify infectious diseases or write allergies on the medical record folder.

Keywords: analysis; design; folder; medical record
Abstrak

Map rekam medis (folder) merupakan sampul yang digunakan untuk melindungi
formulir-formulir rekam medis yang ada di dalamnya agar tidak tercecer. Lab RMIK
Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta menggunakan map rekam medis untuk
praktikum lab mahasiswa. Map rekam medis di desain pada tahun 2013 dan belum pernah
dilakukan evaluasi. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui fungsi map rekam medis dan
menganalisis desain map rekam medis dari aspek fisik, anatomi dan isi. Penelitian ini
menggunakan penelitian deskriptif, dengan pendekatan studi kasus. Lokasi penelitian ini di
Laboratorium Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (D-3) Fakultas Kesehatan Universitas
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta. Hasil penelitian menunjukkan map rekam medis di Lab
RMIK Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta digunakan untuk menyimpan dan
melindungi formulir-formulir rekam medis yang merupakan bahan praktik mahasiswa
Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (D-3). Hasil analisis map rekam medis
pada aspek fisik, anatomi dan isi menunjukkan perlu dilakukan redesain map rekam medis
pada aspek anatomi meliputi: (1) menyesuaikan logo Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta, (2) identitas rumah sakit menjadi Rumah Sakit Unjani Yogya, (3) menghilangkan
Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Volume 3 No 2 (Oktober, 2020)
DOI: https://doi.org/10.31983/jrmik.v3i2.6331

Copyright ©2020 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan e-ISSN 2622-7614


100

nomor registrasi dan (4) menambahkan kolom catatan penting untuk menempelkan stiker
warna untuk mengidentifikasi penyakit menular maupun menuliskan alergi pada map rekam
medis.

Kata kunci: analisis; desain;map; rekam medis
1. Pendahuluan
Rekam medis merupakan berkas yang
berisi catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayaan lain kepada pasien
(Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor
269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam
Medis, 2008). Rekam medis diperlukan oleh
fasilitas pelayanan kesehatan untuk
memberikan informasi yang diperoleh dari
pencatatan dan pengolahan data pasien
sehingga dapat digunakan manajemen
untuk menetapkan kebijakan, pengambilan
keputusan, serta evaluasi terhadap hal-hal
yang berkaitan dengan pelayanan yang
diberikan (Nissaa et al., 2014).
Map rekam medis (folder) adalah
sampul yang digunakan untuk melindungi
formulir-formulir rekam medis yang ada di
dalamnya agar tidak tercecer (Sudra, 2013).
Berdasarkan pengambilan data awal
diketahui bahwa lab RMIK Universitas
Jenderal Achmad Yani Yogyakar ta
mengunakan map rekam medis untuk
praktikum lab mahasiswa. Hal ini
berdampak identitas map rekam medis
tidak akurat (Abdelhak, M., Grostik, S. A.,
Jacob, 2016). Pada aspek isi belum terdapat
tempat stiker warna untuk mengidentifikasi
pasien dengan penyakit menular, alergi dan
catatan penting yang mendukung assasmen
awal pasien standar Sasaran Keselamatan
Pasien (SKP) dan Manajemen Informasi
Rekam Medis (MIRM) (KARS, 2018). Hal ini
berdampak mahasiwa kurang mengikuti
perkembangan IPTEK khususnya pada
bahan kajian isi dan format rekam medis
sesaui standar akreditasi RS.
Map rekam medis didesain pada tahun
2013 dan belum pernah dilakukan evaluasi.
Oleh karena itu perlu dilakukan analisis
desain formulir pada map rekam medis
untuk mengetahui kualitas aspek desain
rekam medis. Penelitian ini bertujuan untuk
mengetahui fungsi map rekam medis dan
menganalisis desain map rekam medis dari
aspek fisik, anatomi dan isi.

2. Metode
Penelitian ini menggunakan penelitian
deskriptif, dengan pendekatan yang
digunakan adalah studi kasus yaitu meneliti
suatu permasalahan melalui suatu kasus
yang terdiri dari unit tunggal, dalam hal ini
yaitu analisa desain map rekam medis.
Subjek penelitian ini adalah Ketua Prodi
RMIK (D-3), Kepala Laboratorium, dan staf
laboratorium Prodi RMIK (D-3) Fakultas
Kesehatan Universitas Jenderal Achmad
Yani Yogyakarta. Informan triangulasi pada
penelitian ini adalah praktisi senior rekam
medis di RSUD Tipe B Kota Yogyakarta.
Objek pada penelitian ini adalah map rekam
medis. Lokasi penelitian ini di Laboratorium
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (D-
3) Fakultas Kesehatan Universitas Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta. Penelitian
dilaksanakan mulai bulan April sampai
Agustus 2020.
Metode pengumpulan data yang
digunakan pada penelitian ini melalui
observasi dengan instrument penelitian
pedoman observasi yang berupa checklist.
Observasi dilakukan pada map rekam
medis dengan menekankan pada analisis
desain rekam medis di aspek fisik, anatomi
dan isi. Peneliti juga melakukan wawancara
menggunakan instrumen penelitian
pedoman wawancara. Wawancara pada
penelitian ini dilakukan dengan Ketua Prodi
RMIK (D-3), Kepala Laboratorium, dan staf
laboratorium. Pengolahan data pada

Copyright ©2020 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan e-ISSN 2622-7614


101

penelitian ini diawali dengan editing,
kemudian dilakukan klasifikasi dari hasil
wawancara dan analsisi desain map rekam
medis pada aspek fisik, anatomi dan isi,
kemudian dilanjutkan dengan
pengelompokkan data dan penyajian data
dalam bentuk narasi.

3. Hasil dan Pembahasan
a. Fungsi Map Rekam Medis
Map rekam medis di Lab RMIK
Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta digunakan untuk menyimpan
dan melindungi formulir-formulir rekam
medis yang merupakan bahan praktik
mahasiswa Program Studi Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan (D-3). Hal ini
sesuai dengan pernyataan informan berikut:
“Map rekam medis sebagai wadah atau
tempat dari formulir rekam medis supaya tidak
tercecer, itu yang pertama, yg kedua berkaitan
dengan lab digunakan sebagai bahan
pembelajaran praktik supaya mahasiswa
mengetahui bentuk maupun jenis map rekam
medis”.
Kepala Lab RMIK
Map rekam medis digunakan untuk
menyatukan seluruh lembar rekam medis
pasien sehingga menjadi satu riwayat utuh,
melindungi lembar-lembar rekam medis
didalamnya agar tidak mudah rusak, robek,
terlipat dan mempermudah penyimpanan,
pencarian, dan pemindahan berkas rekam
medis (Sudra, 2013), (Nissaa et al., 2014).
Map rekam medis tersebut digunakan
sebagai bahan praktikum skill mahasiswa
pada bahan kajian manajemen rekam medis,
dan desain formulir rekam medis. Map
rekam medis merupakan satu diantara
bahan praktik yang diperlukan di
laboratorium rekam medis (Surat
Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia No. HK.03.05/IV/14354.1/2010
tanggal 31 Desember 2010 tentang Standar
Laboratorium Pendidikan Tenaga
Kesehatan, 2010).

b. Analisis Map Rekam Medis
Jenis Map rekam medis di Lab RMIK
Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta yaitu snelhecter (gambar 2).
Menurut (Rustiyanto, 2011) Snelhechter
adalah map yang terbuat dari kertas tebal
atau plastik yang di dalamnya terdapat alat
penjepit formulir yang terbuat dari logam.


Gambar 1. Map rekam medis
Analisis map rekam medis dapat
ditinjau dari aspek fisik, anotomi dan isi
(Subinarto, 2018), (Nissaa et al., 2014).
Berikut ini adalah aspek fisik, aspek
anatomi, dan aspek isi map (folder) rekam
medis yang saat ini digunakan di lab RMIK
Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta adalah:
1) Aspek Fisik
Berikut hasil analisis map rekam medis
pada aspek fisik (tabel 1):
Tabel 1. Aspek Fisik Map Rekam Medis
No Aspek
Fisik
Hasil
1 Bahan Kertas Ivory 260gram
2 Bentuk Menyerupai buku berbentuk
persegi panjang dengan lebar
23 cm dan panjang 36 cm,
terdapat lipatan untuk
meningkatkan kapasitas
menyimpan formulir rekam
medis, disertai dengan kode
warna
3 Ukuran F4
4 Warna Biru muda
Map (folder) rekam medis di lab RMIK
Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta menggunakan bahan kertas

Copyright ©2020 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan e-ISSN 2622-7614


102

ivory 260gram. Map (folder) rekam medis
tersebut berbahan tebal dan tidak mudah
rusak dan sobek. Pada bagian permukaan
kertas terlapis laminasi gloosy sehingga
membuat warna tidak luntur dan tampak
berkilauan. Hasil penelitian (Nissaa et al.,
2014) menunjukkan untuk meredesain map
rekam medis perlu menggunkaan bahan
tebal dan tidak mudah sobek. Sedangkan
menurut (Rustiyanto, 2011) bahan map
rekam medis dapat berupa HVS, Art paper
dan Matt paper, Art karton, duplex, ivory,
samson kraft, dan BW/BC/manila.
Bentuk format map (folder) sebaiknya
menggunakan ukuran yang sama dan
standar (Abdelhak, 2016). Di lab RMIK
Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta, bentuk map (folder) rekam
medis menyerupai buku berbentuk persegi
panjang lebar 23 cm dan panjang 36 cm
dengan bentuk layout landscape untuk
menyesuaikan dengan tempat peyimpanan.
Terdapat lipatan untuk meningkatkan
kapasitas menyimpan formulir rekam
medis, disertai dengan kode warna untuk
angka primer (2 digit terakhir). Dalam
penjajaran dokumen rekam medis
menggunakan kode warna un tuk
menghindari terjadinya misfile (Wati et al.,
2011).
Ukuran dan jenis map ( folder)
hendaknya standar, atau disesuaikan
dengan kebutuhan yang ada. Ukuran
standar map yaitu F4 (Nissaa et al., 2014).
Hal ini sesuai implementasi ukuran map
RM di lab RMIK Universitas Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta.
Menurut (Abdelhak, 2016), Warna map
(folder) harus cerah untuk menjaga nilai
kontras antara warna map dengan tinta.
Warna map rekam medis di lab RMIK
Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta berwarna biru muda.
2) Aspek Anatomi
Berikut hasil analisis map rekam
medis pada aspek anatomi (tabel 2):
Tabel 2. Aspek Anatomi Map Rekam Medis
No Aspek
Anatomi
Hasil
1 Header Terdapat logo, nama,
alamat, dan nomor
telepon namun belum
update
2 Introduction Terdapat judul map
“rekam medis”
3 Intruction Terdapat informasi
confedensial dari map
rekam medis
4 Body Terdapat Nama,
Nomor Rekam Medis,
Nomor Registrasi dan
Tahun kunjungan
5 Font Font yang digunakan
menggunakan Times
New Roman untuk
identitas formulir
ukuran 14, judul
formulir ukuran 40,
identitas pasien dan
tahun kunjungan
ukuran 12. Sedangkan
font Arial ukuran 14
digunakan untuk
intruction.
6 Ruler Terdapat ruler pada
map rekam medis
untuk membatasi
heading dan body map
7 Border Terdapat border dalam
map rekam medis

Pada bagian header map rekam medis
menjelaskan identitas map rekam medis
masih menggunakan nama “Rumah Sakit
Stikes Ayani YK” dan logo Stikes Jenderal
Achmad Yani. Pada identitas map rekam
medis tersebut sebaiknya menggunakan
identitas dan logo Universitas jenderal
Achmad Yani Yogyakarta. Hal ini sesuai
pernyataan informan berikut:
“ya, kita sudah melakukan penyesuaian
menjadi Rumah Sakit Unjani Yogya, sesuai

Copyright ©2020 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan e-ISSN 2622-7614


103

fungsinya sebagi model mini hospital di UKRM
untuk praktik mahaiswa. Akan tetapi untuk map
dan formulir belum dilakukan penyesuaian.”
Kepala lab RMIK
Dengan belum adanya penyesuaian
tersebut tentunya berdampak identitas map
rekam medis tidak akurat (Abdelhak, 2016).
Terdapat introduction pada judul map
“Rekam Medis” dan intruction yang berisi
“Confidensial, Perhatian: (1) Tidak boleh
dibawa/keluar dari Rumah Sakit Stikes
Ayani YK; (2) Harap disimpan di tempat
yang telah ditentukan; (3) Setelah selesai
dipergunakan harap segera dikembalikan di
Bagian Rekam Medis (RM)”. Informasi pada
intriduction dan istruction tersebut
digunakan untuk menjelaskan tujuan dari
formulir (Rustiyanto, 2011).
Pada body map rekam medis terdapat
Nama, Nomor Rekam Medis, Nomor
Registrasi dan Tahun kunjungan. Untuk
nomor registrasi hanya terdapat 3 kolom,
hal ini kurang tepat, karena nomor regitrasi
diisi setiap pasien mendaftar. Apabila
pasien mendaftar lebih dari 3 kali maka
tidak dapat didikumentasikan di kolom
regiarasi pada map rekam med is. Hal
tersebut senada dengan penelitian (Astutik
& Endra, 2018) yang menyampaikan bahwa
pasien yang telah terdaftar selanjutnya akan
menerima nomor registrasi pasien. Nomor
regitrasi bukan merupakan suatu komponen
penting pada identifikasi pasien, sehingga
tidak perlu dicantumkan dalam map rekam
medis. Identifikasi pasien minimal 2 dari 3
komponen yaitu Nama, Nomor rekam
medis, tanggal lahir (KARS, 2018).
Font yang digunakan pada map rekam
medis terdiri dari 2 variasi menggunakan
Times New Roman untuk identitas formulir
ukuran 14, judul formulir ukuran 40,
identitas pasien dan tahun kunjungan
ukuran 12 serta font Arial ukuran 14
digunakan untuk intruction. Menurut
(Rustiyanto, 2011), font menjelaskan terkait
jenis huruf karena akan berpengaruh
terhadap keterbacaan, sehingga harus
diperhatikan ukuran, penebalan hruf, huruf
miring, dan lain sebagainya.
Terdapat ruler untuk membatasi heading
dan body map dan border pada map rekam
medis. Rules terdapat garis vertical dan
horizontal yang berguna untuk membagi
form ke dalam bagian -bagian dan
mengarahkan entry lokasi (Rustiyanto,
2011). Ruler dibuat langsung tanpa
menggunakan garis putus-putus sehingga
lebih jelas dan merupakan penekanan pada
setiap item (Nissaa et al., 2014).

3) Aspek Isi
Berikut hasil analisis map rekam medis
pada aspek isi (tabel 3):
Tabel 3. Aspek Isi Map Rekam Medis
No Aspek Isi Hasil
1 Identitas
sarana
pelayanan
kesehatan
Sudah tersedia identitas
nama sarana pelayanan
kesehatan, pada bagian
heading nama belum
update
2 Tulisan
“Confidensial”
Belum terdapat tulisan
“Confidensial” pada
sampul depan map
rekam medis
3 Nama pasien Terdapat nama pasien
pada sampul depan map
rekam medis
4 Nomor
rekam medis
Sudah tersedia 8 kolom
untuk pengisian nomor
rekam medis
5 Tahun
kunjungan
terakhir
Tersedia 10 baris pada
tahun kunjungan
terakhir pada map
rekam medis
Pada aspek isi menjelaskan
kelengkapan item pada map rekam medis
(Nissaa et al., 2014). Map rekam medis
minimal memuat informasi: (1) Identitas
sarana pelayanan kesehatan ; (2) Tulisan
“Confidential” atau “Rahasia” atau
keduanya; (3) Nama pasien; (4) Nomor

Copyright ©2020 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan e-ISSN 2622-7614


104

rekam medis; (5) Tahun kunjungan terakhir.
Komponen tersebut sudah terdapat pada
map rekam medis di lab RMIK Universitas
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta. Akan
tetapi perlu diperhatikan dokumentasi pada
rekam medis untuk mengidentifikasi pasien
dengan penyakit menular, alergi dan
sebagainya yang mendukung assasmen
awal pasien pada pemenuhan standar
Sasaran Keselamatan Pasien (SKP) dan
Manajemen Informasi Rekam Medis
(MIRM) (KARS, 2018). Oleh karena itu
penting pada map rekam medis diberi
diberikan tempat untuk menempelkan stiker
warna, maupun menuliskan alergi pasien
pada map rekam medis. Hal ini tentunya
akan mendukug capaian pembelajaran
Prodi RMIK (D-3) Fakultas Kesehatan
Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta yaitu mampu mengikuti
perkembangan IPTEK di bidang rekam
medis untuk menghadapi persaingan global
(P04) (Surat Keputusan Nomor: Skep
054/FKES/VIII/ 2019 tentang Kurikulum
Pendidikan Program Studi Perekam dan
Infokes (D-3) Fakultas Kesehatan
Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta, 2019).

4. Simpulan dan Saran
Map rekam medis di Lab RMIK
Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta digunakan untuk menyimpan
dan melindungi formulir-formulir rekam
medis yang merupakan bahan praktik
mahasiswa Program Studi Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan (D-3). Setelah
dilakukan analisis pada aspek fisik, anatomi
dan isi dapat disimpulkan bahwa perlu
dilakukan redesain map rekam medis pada
aspek anatomi dengan menyesuaikan logo
Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta, identitas rumah sakit menjadi
Rumah Sakit Unjani Yogya, menghilangkan
nomor registrasi dan menambahkan kolom
catatan penting untuk menempelkan stiker
warna untuk mengidentifikasi penyakit
menular maupun menuliskan alergi pada
map rekam medis.

5. Ucapan Terima Kasih
Terima kasih disampaikan kepada
Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta yang telah mendanai
keberlangsungan penelitian ini.

6. Daftar Pustaka
Abdelhak, M. (2016). Health Information:
Management of a Strategic Resource.
Saunders Elsevier.
Astutik, A., & Endra, S. (2018). Rancang
Bangun Aplikasi Rekam Medis Pasien
Berbasis Web Pada Klinik TS Beauty
Center Bojonegoro. Jsika, 7(1), 1–7.
KARS. (2018). Standar Nasional Akreditasi
Rumah Sakit Edisi 1 (1st ed., pp. 1–421).
KARS.
https://doi.org/10.15713/ins.mmj.3
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor
269/Menkes/Per/III/2008 tentang
Rekam Medis, (2008).
Surat Keputusan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia No.
HK.03.05/IV/14354.1/2010 tanggal 31
Desember 2010 tentang Standar
Laboratorium Pendidikan Tenaga
Kesehatan, (2010).
Nissaa, K., Lestar, T., & Mulyono, S. (2014).
Pengembangan Desain Map Rekam Medis
(Folder) dengan Kode Warna Di RSUD
Pandan Arang Boyolali. 2, 158.
Surat Keputusan Nomor: Skep
054/FKES/VIII/ 2019 tentang
Kurikulum Pendidikan Program Studi
Perekam dan Infokes (D-3) Fakultas
Kesehatan Universitas Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta, (2019).
Rustiyanto, E. (2011). Manajemen Filing

Copyright ©2020 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan e-ISSN 2622-7614


105

Dokumen Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan. Politeknik Kesehatan
Permata Indonesia.
Subinarto. (2018). Analisis Desain Formulir
Ringkasan Masuk dan Keluar Rawat
Inap Poltekkes Kemenkes Semaran , 2
) RS Palang Biru Kutoarjo. Jurnal
Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan,
1(2), 76 –81.
https://doi.org/http://dx.doi.org/10.
31983jrmik.vli2.3850
Sudra, R. I. (2013). Rekam Medis. Universitas
Terbuka.
Wati, O. M., Pujihastuti, A., & Riyoko.
(2011). Tinjauan Pelaksa naan
Penyimpanan dan Penjajaran
Dokumen Rekam Medis di Ruang
Filling RSUD Dr Moewardi. Jurnal
Kesehatan, V(2), 20–28.