LEMBARAN DAERAH KOTA YOGYAKARTA
(Berita Resmi Kota Yogyakarta)
Nomor : 26 Tahun 2001 Seri D
----------------------------------------------------------------
PERATURAN DAERAH KOTA YOGYAKARTA (PERDA KOTA YOGYAKARTA)
NOMOR 38 TAHUN 2000 (38/2000)
TENTANG
PEMBENTUKAN, SUSUNAN ORGANISASI DAN TATA KERJA
KANTOR ARSIP DAN PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
WALIKOTA YOGYAKARTA
Menimbang: a. bahwa dalam rangka pelaksanaan Undang -undang Nomor
22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah
maka Pemerintah Kota Yogyakarta perlu menata
ulang organisasi Perangkat Daerah di
lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta;
b. bahwa untuk mewadahi fungsi dan kewenangan di
bidang kearsipan dan pengolahan data
elektronik sehingga tercapai sinergi dalam
pelaksanaan pemerintahan, pembangunan dan
pelayanan kepada masyarakat secara berdaya
guna dan berhasil guna, maka perlu membentuk
lembaga yang menangani bidang kearsipan dan
pengolahan data elektronik;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan tersebut d i
atas maka perlu menetapkan Peraturan Daerah
Kota Yogyakarta tentang Pembentukan Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan
Pengolahan Data Elektronik.
Mengingat: 1. Undang-undang Nomor 16 Tahun 1950 tentang
Pembentukan Daerah -daerah Kota Besar D alam
Lingkungan Propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah,
Jawa Barat dan Dalam Daerah Istimewa
Yogyakarta;
2. Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang
Pemerintahan Daerah;
3. Undang-undang Nomor 25 Tahun 1999 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat
dan Daerah;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000
tentang Kewenangan Pemerintah dan Kewenangan
Propinsi sebagai Daerah Otonom;
5. Peraturan Pemerintah Nomor 84 Tahun 2000
tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah;
6. Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II
Yogyakarta Nomor 1 Tahun 1992 tentang
Yogyakarta Berhati Nyaman.
7. Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 13
Tahun 2000 tentang Kewenangan Daerah.
Dengan Persetujuan
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KOTA YOGYAKARTA
MEMUTUSKAN:
Menetapkan: PERATURAN DAERAH KOTA YOGYAKARTA TENTANG
PEMBENTUKAN, SUSUNAN ORGANISASI DAN TATA KERJA
KANTOR ARSIP DAN PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:
a. Daerah adalah Daerah Kota Yogyakarta;
b. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kota Yogyakarta;
c. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat
DPRD adalah Badan Legislatif Daerah Kota Yogyakarta;
d. Walikota ialah Walikota Yogyakarta;
e. Sekretaris Daerah ialah Sekretaris Daerah Kota Yogyakarta;
f. Kantor adalah Kantor Arsip dan Pengolahan Data Elektronik
Kota Yogyakarta;
g. Jabatan Fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas,
tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang Pegawai Negeri
Sipil dalam suatu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan
tugasnya didasarkan pada keahlian dan atau ketrampilan
tertentu serta bersifat mandiri;
h. Peraturan Daerah adalah Peraturan Daerah Kota Yogyakarta.
BAB II
PEMBENTUKAN
Pasal 2
Dengan Peraturan Daer ah ini dibentuk Kantor Arsip dan Pengolahan
Data Elektronik Kota Yogyakarta.
BAB III
KEDUDUKAN, TUGAS DAN FUNGSI
Pasal 3
(1) Kantor Arsip dan Pengolahan Data Elektronik adalah unsur
penunjang Pemerintah Daerah dalam bidang Arsip dan Pengolahan
Data Elektronik.
(2) Kantor Arsip dan Pengolahan Data Elektronik dipimpin oleh
seorang Kepala Kantor yang berada di bawah dan
bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
(3) Kepala Kantor sebagaimana dimaksud pada ayat (2) Pasal ini
diangkat dan diberhentikan oleh Walikota.
Pasal 4
Kantor Arsip dan Pengolahan Data Elektronik mempunyai tugas
melaksanakan penyelenggaraan kearsipan dan pengolahan data
elektronik.
Pasal 5
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada Pasal 4
Peraturan Daerah ini, Kantor Arsip dan Pengolahan Data Elektronik
mempunyai fungsi:
a. perumusan dan perencanaan kebijakan teknis di bidang
pengumpulan dan pengolahan data, pengelolaan sistem
informasi, pengembangan teknologi dan kearsipan;
b. pelaksanaan pengumpulan data, pengeoloaan sistem informasi
dan pengembangan sistem informasi;
c. perumusan dan perencanaan kebijakan teknis di bidang
kearsipan;
d. penyelenggaraan pembinaan bidang kearsipan;
e. pengolahan dan pengelolaan arsip in aktif;
f. pelaksanaan akuisi si, pengolahan dan pelestarian arsip
statis;
g. pembinaan tenaga fungsional Arsiparis;
h. pelaksanaan ketatausahaan Kantor.
BAB IV
SUSUNAN ORGANISASI
Pasal 6
Organisasi Kantor Arsip dan Pengolahan Data Elektronik, terdiri
dari:
a. Unsur Pimpinan : Kepala Kantor;
b. Unsur Pembantu Pimpinan : Sub Bagian Tata Usaha.
c. Unsur Pelaksana : 1. Seksi-seksi;
2. Kelompok Jabatan
Fungsional.
Pasal 7
Susunan Organisasi Kantor Arsip dan Pengolahan Data Elektronik,
terdiri dari:
1. Kepala Kantor;
2. Sub Bagian Tata Usaha;
3. Seksi-seksi terdiri dari:
a. Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan;
b. Seksi Pengelolaan Arsip;
c. Seksi Pengelolaan Sistem Informasi;
d. Seksi Pengembangan Sistem Informasi;
4. Kelompok Jabatan Fungsional.
Bagian Pertama
Sub Bagian Tata Usaha
Pasal 8
Sub Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor.
Pasal 9
Sub Bagian Tata Usaha sebagaimana dimaksud pada Pasal 8 Peraturan
Daerah ini mempunyai tugas melaksanakan urusan kepegawaian,
keuangan, surat menyurat, perlengkapan, rumah tangga, penyusunan
program dan laporan serta melaksanakan tugas lain yang diberikan
oleh Kepala Kantor.
Pasal 10
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana di maksud pada Pasal 9
Peraturan Daerah ini, Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi
pelaksanaan surat menyurat, keuangan, kepegawaian, perlengkapan,
rumah tangga serta penyusunan perencanaan dan pelaksaan evaluasi.
Bagian Kedua
Seksi Pembinaan dan Pengemb angan Kearsipan
Pasal 11
Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan dipimpin oleh seorang
Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Kantor.
Pasal 12
Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan sebagaimana dimaksud
pada Pasal 11 Peraturan Daerah ini, mempunyai tugas menyusun
rencana kegiatan pembinaan, pengembangan, pendidikan dan latihan
kearsipan dan pembinaan tenaga fungsional arsiparis serta
melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor.
Pasal 13
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada Pasal 12
Peraturan Daerah ini, Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan
mempunyai fungsi penyusunan rencana dan pelaksanaan pembinaan,
pengembangan, pendidikan dan latihan, kerjasama teknis jaringan
informasi kearsipan dan pembinaan tenaga fungsional arsiparis.
Bagian Ketiga
Seksi Pengelolaan Arsip
Pasal 14
Seksi Pengelolaan Arsip, dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor.
Pasal 15
Seksi Pengelolaa n Arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 14
Peraturan Daerah, mempunyai tugas menegelola dan memberikan
layanan arsip in aktif dan statis serta melaksanakan tugas lain
yang diberikan oleh Kepala Kantor.
Pasal 16
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimak sud pada Pasal 15
Peraturan Daerah ini, Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai fungsi
pengolahan, penilaian, pengkoleksian, pelestarian, pemeliharaan,
penyimpanan, pelayanan arsip in aktif dan statis serta pelaksanaan
akuisisi arsip.
Bagian Keempat
Seksi Pengembangan Sistem Informasi
Pasal 17
Seksi Pengembangan Sistem Informasi dipimpin oleh seorang Kepala
Seksi yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala
Kantor.
Pasal 18
Seksi Pengembangan Sistem Informasi sebagaimana dimaksud pada
Pasal 17 Peraturan Daerah ini, mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan pengembangan sistem informasi, pemeliharaan sistem
dan perangkat keras, melakukan studi, penentuan teknologi yang
dibutuhkan dalam pengembangan sistem informasi komputerisasi
komunikasi serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh
Kepala Kantor.
Pasal 19
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada Pasal 18
Peraturan Daerah ini, Seksi Pengembangan Sistem Informasi
mempunyai fungsi pelaksanaan pembangunan dan pengembangan sist em
informasi/komputerisasi/komunikasi, pemeliharaan sistem dan
perangkat keras serta pelaksanaan studi dan penentuan pengembangan
Sistem Informasi.
Bagian Kelima
Seksi Pengelolaan Sistem Informasi
Pasal 20
Seksi Pengelolaan Sistem Informasi dipimpin oleh seorang Kepala
Seksi yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala
Kantor.
Pasal 21
Seksi Pengelolaan Sistem Informasi sebagaimana dimaksud pada Pasal
20 Peraturan Daerah ini mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan
pengendalian data, si stem informasi, penyajian informasi,
dokumentasi data/sistem informasi dan kepustakaan kantor serta
melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kantor.
Pasal 22
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada Pasal 21
Peraturan Daerah ini, Seksi Peng elolaan Sistem Informasi mempunyai
fungsi pelaksanaan pengelolaan, pengendalian data/sistem informasi
dan penyajian informasi serta dokumentasi data/informasi/sistem
dan kepustaan kantor.
Bagian Keenam
Kelompok Jabatan Fungsional
Pasal 23
(1) Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas Kantor sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.
(2) Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) Pasal ini terdiri dari sejumlah tenaga dalam Jabatan
Fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan
bidang keahliannya.
(3) Jumlah dan pemangku Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud
ayat (1) Pasal ini ditentukan berdasarkan beban kerja.
(4) Jenis dan jenjang Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) Pasal ini diatur sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
(5) Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) Pasal ini dikoordinir oleh seorang Pemangku Jabatan
Fungsional senior yang berada di bawah dan bertanggung jawab
langsung kepada Kepala Kantor.
BAB V
TATA KERJA
Pasal 24
Dalam melaksanakan tugas, Kepala Kantor, Kepala Sub Bagian, Kepala
Seksi, dan Kelompok Jabatan Fungsional menerapkan prinsip
koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi secara
vertikal dan horisontal baik dalam lingkungan masing -masing maupun
antar satuan organisasi sesuai dengan tugas pokok masing -masing.
Pasal 25
Setiap pimpinan satuan organisasi dalam lingkungan Kantor
bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya ser ta
memberikan bimbingan dan petunjuk bagi pelaksanaan tugas.
Pasal 26
Setiap pimpinan satuan organisasi dalam lingkungan Kantor
bertanggungjawab kepada atasan masing -masing dan menyampaikan
laporan tepat waktu.
Pasal 27
Apabila Kepala Kantor berhalan gan menjalankan tugasnya, maka untuk
menjalankan tugas Kepala Kantor, Walikota menunjuk pejabat yang
senior dalam pangkat dan jabatan serta dipandang mampu sebagai
Pejabat Pelaksana Tugas (Plt) Kepala Kantor.
BAB VI
KEPEGAWAIAN
Pasal 28
Susunan kepegawaian, jenjang kepangkatan dan jabatan di lingkungan
Kantor diatur sesuai dengan peraturan perundang -undangan yang
berlaku.
BAB VII
KETENTUAN LAIN-LAIN
Pasal 29
(1) Rincian dari uraian tugas masing -masing lembaga pada Kantor
diatur lebih lanjut dengan Keputusan Walikota.
(2) Bagan Susunan Organisasi Kantor Arsip dan Pengolahan Data
Elektronik Daerah sebagaimana tersebut dalam Lampiran
Peraturan Daerah ini.
BAB VIII
KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 30
Selama belum ditetapkan Peraturan Pelaksanaan P eraturan Daerah
ini, seluruh peraturan, instruksi, petunjuk dan pedoman yang ada
dinyatakan tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan
Peraturan Daerah ini.
BAB IX
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 31
(1) Pada saat berlakunya Peraturan Daerah ini maka semua
Peraturan Daerah dan peraturan lain sepanjang mengatur
Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data
Elektronik dinyatakan tidak berlaku lagi.
(2) Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan Daerah ini
sepanjang mengenai pelaksanaannya diatur lebih lanjut dengan
Keputusan Walikota.
Pasal 32
Ketentuan pelaksanaan sebagai tindak lanjut Peraturan Daerah ini
sudah selesai selambat -lambatnya 2 (dua) tahun sejak Peraturan
Daerah ini ditetapkan.
Pasal 33
Peraturan Daerah ini mulai berlak u pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan
Peraturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah
Kota Yogyakarta.
Ditetapkan di Yogyakarta
pada tanggal 22 Desember 2000
WALIKOTA YOGYAKARTA
ttd
R. WIDAGDO
Disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Yogyakarta
dengan Keputusan
Nomor 61/K/DPRD/2000
Tanggal 22 Desember 2000
Diundangkan dalam Lembaran Daerah Kota Yogyakarta,
Nomor 26
Serie D
Tanggal 22 Januari 2001
SEKRETARIS DAERAH KOTA YOGYAKARTA
ttd
DRS. HARULAKSONO
----------------
Pembina Utama Muda
NIP. 490013927
PENJELASAN
PERATURAN DAERAH KOTA YOGYAKARTA
NOMOR : 38 TAHUN 2000
TENTANG
PEMBENTUKAN, SUSUNAN ORGANISASI DAN TATA KERJA
KANTOR ARSIP DAN PENGOALAHAN DATA ELEKTRONIK
I. PENJELASAN UMUM
Bahwa dengan ditetapkannya Undang -undang Nomor 22 Tahun
1999 tentang Pemerintahan Daerah dan Peraturan Pemerintah
Nomor 25 Tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah dan
Kewenangan Propinsi sebagai Daerah Otonom, maka kewenangan di
bidang pengolahan data elektronik yang saat ini dilaksanakan
oleh Kantor Pengolahan Data Elektronik yang struktur
organisasinya diatur berdasarkan Peraturan Daerah Kotamadya
Daerah Tingkat II Yogyakarta Nomor 4 T ahun 1998 Jo, Peraturan
Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Yogyakarta Nomor 5 Tahun
1998 serta kewenangan bidang pengelolaan kearsipan yang saat
ini tugas dan fungsinya dilaksanakan oleh Bagian Umum pada
sekretariat Daerah perlu ditata kembali.
Setelah dilakukan kajian dan pencermatan lebih lanjut,
maka kewenangan tersebut di atas perlu diintegrasikan dalam
satu lembaga, yaitu Kantor Arsip dan Pengolahan Data
Elektronik.
Dengan dibentuknya Kantor Arsip Pengolahan Data
Elektronik diharapkan tercapai si nergi dalam penyusunan
program, pelaksanaan tugas dan fasilitasi dalam
penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan
kepada masyarakat dalam di bidang kearsipan dan pengolahan
data.
II. PENJELASAN PASAL DEMI PASAL:
Pasal 1 sampai
dengan Pasal 33 : Cukup jelas.
LAMPIRAN : PERATURAN DAERAH KOTA YOGYAKARTA
NOMOR : 38 TAHUN 2000
TANGGAL : 22 Desember 2000
---------------------------------
BAGAN PENYUSUNAN ORGANISASI KANTOR ARSIP DAN
PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK
┌──────────────┐
│ KEPALA KANTOR│
└──────┬───────┘
┌──────────────┼─────────────────┐
┌───────┴────────┐ │ ┌──────┴─────┐
│kELOMPOK JABATAN│ │ │ SUB BAGIAN │
│ FUNGSIONAL │ │ │ TATA USAHA │
├────────────────┤ │ └────────────┘
├────────────────┤ │
└────────────────┘ │
┌─────────────────┬───────┴───────┬──────────────────┐
┌─────┴───────┐ ┌──────┴─────┐ ┌──────┴───────┐ ┌───────┴────┐
│ SEKSI │ │ SEKSI │ │ SEKSI │ │ SEKSI │
│PEMBINAAN DAN│ │PENGELOLAAN │ │ PENGELOLAAN │ │PENGEMBANGAN│
│ KEARSIPAN │ │ ARSIP │ │SISTEM INFOR │ │ SISTEM │
└─────────────┘ └────────────┘ │ MASI │ │ INFORMASI │
└──────────────┘ └────────────┘
WALIKOTA YOGYAKARTA
ttd.
R. WIDAGDO